****개인용****
초정리법 - 시간편
노구치 유키오박사는 동경대 공학부를 졸업하고 예일대 경제학 박사가 된 인물로 주 종목은
공공경제학이라고 한다. 고려원 미디어에서는 노구치 유키오 박사의 책 3권을 펴낸적이 있는데
현재는 모두 절판되어 구할 수가 없다.
노구치 박사는 솔직하고 문제해결 과정을 명쾌하게 보여주기 때문에 많은 영감을 주는 사람이다.
따라서 책의 절판은 아쉬운 일이 아닐 수가 없다.
나는 선생의 대표작인 <초정리법>을 요약하여서 책을 구할 수 없는 분들께 참고하실 수 있도록
하려고 한다. (참고로,<초정리법.시간편>은 다른 책이다.<초정리법>에 이은 책이다.>
(1) 책의 맨 처음은 그리스 로마 신화의 인용으로 부터 시작된다.
"아리아드네는 테세우스에게 괴물을 찌를 칼과 실 한 타래를 주었다. 그 실타래를
이용하여 테세우스는 미노타우로스의 미궁을 빠져나올 수 있었다."
현대인들은 한번 접한 정보를 나중에 사용할 수 있도록 분류하여 정리한다.
하지만 분류한다는게 너무나 힘든 일이고 또 대부분의 정리물은 다시 사용되지 않는다.
따라서 분류하지 않고 자동적으로 정리하고 쉽게 검색하는 새로운 시스템이 필요하다.
노구치 박사의 분류하지 않는 정리법인 '초정리법'의 핵심은 시간축 검색과
컴퓨터의 이용으로 이 두가지를 정리의 미궁에서 빠져나오는 아리아드네의 실이라고 부른다.
(2) 머릿말에는 노구치 박사가 정리법책을 쓴다고 하니까 친구들이 놀랐다는 이야기가 나오는데,
노구치 박사의 연구실은 발디딜 틈도 없이 서류가 쌓여있어 완전히 엉망이었기 때문이었다고 한다.
노구치 박사는 어른이 되면 정리할것이 많아지는데다가
자료의 특성도 분류하기에는 어려운 서류들이 많아지기 때문에
분류 후 정리하는 도서관식 분류방식은 불가능하다고 말한다.
차라리 정리할 시간과 여유가 없는 사람도 할수있는 새로운 정리법을 찾아내야 한다고 주장하고
시간순 나열법을 그 해답으로 제시한다.
(3) 노구치 박사는 분류가 매우 어렵고 고도의 지성이 요구되는 작업임을 강조한다.
대표적으로 박쥐 정보문제와 기타문제를 드는데, 박쥐가 젖을 빠는 포유류이면서
하늘을 나는 조류이기도 하듯이, 여러가지의 속성을 지닌 정보를 어떻게 분류하느냐 하는 것은
무척 어려운 일이 아닐수 없다고 한다. 예를 들어 박쥐정보를 포유류 코너에 넣었다면 조류 코너에서
찾을 수 없는 것이 당연하다. 마찬가지로 우리가 접하는 정보의 대부분은 다양한 속성을 가진 까닭에
여러가지 종류로 분류할 수 있다. 그런데 검색할 때는 그 중 하나로 검색하게 되는 것이다. 분류작업과 검색작업 양측에서 모두 비효율이 발생하는 것이다.(박쥐정보문제)
또 이런 저런 항목에 들지않아 기타로 분류하는 것은 결국 기타항목이 비대해지고
수습하기 힘든 지경에 이른다고 한다. (기타문제)
노구치 박사는 분류가 가치있는 정보를 사장시킬 수도 있는 위험도 생긴다고 말한다.
예를 들어 이중 주격에 대한 일본어 문법책인 [코끼리는 코가 길다]는 서점에서 제목만으로
동화책 코너에 꽂혀서 찾기 힘들었다고 한다.
마찬가지로 분류법을 쓰는 경우, 정보를 잘못 분류하여 엉뚱한 곳에 정리하면 그 자료는 어떻게도 찾을 수가 없어 결국 전체를 뒤져야만 한다. (정말 정리의 재앙이라 할 만한데...젠장 그런일 늘상 겪고 있지 않은가? )
(3) 노구치 박사는 분류는 불필요하다는 걸 강조하면서
"첫째, 분류를 하려면 노력과 시간이 필요하다.
우선 분류항목을 설정해야 하고, 이름짓기에도 신경서야 한다.
또한 개개의 서류를 어느 항목에 넣어야 하는지 일일이 판단해야 한다."
"둘째, 보존한 자료의 대부분이 사용되지 않는다.
(박사의 경우 보존한 것 중 90%는 사용하지 않는다고 한다.)
따라서, 자료의 보존이라는 것은 무의미한 작업으로 이런일 때문에 귀중한 시간을 낭비한다면
정말 아깝지 않은가."라고 말한다.
여기서 박사는 무척 인상적인 말을 하는데 다음과 같다.
"중요한 것은 어떻게든 해내는 것이다. 필요한 정보가 분실되지 않고 어떻게든 나오기만 하면 된다.
완벽하고 아름다운 시스템을 만들려고 고생할 필요는 없다.
목적은 검색이고, 분류정리는 검색을 하기 위한 하나의 수단에 불과하다는 사실을 알아야만 한다."
(4) 노구치 박사가 보기에 "정보에 있어서 질서 있게 정리할 수 있는 것은 이미 죽은 자료뿐"이다.
왜냐하면 "꾸준히 반복되는 일이라면, 그리고 분류 항목의 고정화가 가능하다면
앞에서 지적한 문제들도 별로 심각할 게 못 된다. 그러나 같은 일을 반복하는 지적인 업무는 거의 없다.
그리고 고정화도 불가능하다. 더구나 일의 내용이나 문제 인식은 유동적이어서 시간이 흐름에 따라
변하게 된다. 그러므로 분류 항목을 고정시킬 수가 없다."
(5) 그러면 노구치 교수의 문제 해결법을 보자.(종이와 싸우는 초정리법,114-5쪽)
1.밀어내기 파일링
서류나 자료는 내용으로 분류하지 말고, 오로지 시간순으로 나열한다.
한덩어리로 된 것은 봉투에 넣어 도착한 순서대로 책장의 왼쪽부터 나열한다.
사용한 것은 왼쪽 끝에 놓는다.
2.주머니 하나의 원칙
인간의 기억은 장소에 대해서는 약하다. 그러므로 내용에 따라 다른 장소에 두면 찾기 힘들다.
밀어내기 방식에서는 모든 서류를 하나의 주머니에 넣는다.
3.시간축 검색
시간축 검색은 매우 강한 위력을 발휘한다. 그 이유는 다음과 같다.
첫째, 사용하려는 대부분의 서류는 최근 사용한 것을 다시 사용하는 것이다.
둘째, 인간의 기억은 시간 순서에 관해서는 강하다.
(6) 컴퓨터에 의한 초정리법(167쪽)
1. 컴퓨터는 고속 검색이 가능하고, 기억 용량이 크기 때문에 파일을 미리 분류 정리할 필요가 없다.
2. 컴퓨터로 작성하는 파일도 내용으로 분류하지 말고 오로지 시간순으로 나열한다.
이것이 효과적인 검색으로 나아가는 지름길이다.
(7) 끝으로, 책을 보면서 내내 느낀 점은 인간의 기억이 참으로 불완전하고
인생사라는 것은 고정되어 있지 않고 언제나 변하는 지라,
분류처럼 질서정연한 방식이 맞지 않을 수도 있겠다는 것과,
문제란 언제나 나 자신의 한계를 솔직히 인정하고 나서야 비로소 풀린다는 것이었다.
그리고 기억에서와 마찬가지로 정리의 핵심은 어떻게 효과적으로 검색할 수 있느냐에 달려있다는 생각이다.
****공유문서용****
초정리법은 공유를 위한 관리법이라기보다 활용을 위한 개인자료 관리를 위한 방법이라고 봅니다. 종이로된 자료가 넘쳐날 때 초정리법 - 서류봉투에 문서를 넣어 제목을 봉투 가장자리에 써서 사용한 시간순서대로 정리하는 방식을 사용했습니다.
저는 지금은 초정리법의 유용한 면을 사용하지만 모든 자료를 그렇게 정리하지는 않습니다. 원칙은 분명합니다. 제 원칙은 관리하는 시간과 비용을 최소로 하고 가능한 빨리 자료를 찾아쓸수 있게끔 한다는 것입니다. 그 원칙에 따라 자료 유형(문서,파일 등)에 따라서 다음과 같이 정리하고 있습니다.
== 종이문서 ==
종이 문서는 관리를 안 하는 걸 원칙으로 한다. 일정시간 필요할 때까지만 한곳에 쌓아두고 보다가 쓸모없어지만 한번씩 다 갖다 버린다. 사내에서 작성되어 종이로 배포된 것은 가능한 파일로 받아서 보관한다. 종이로 된 거는 이내 outdate되어서 유효성 지나면 버린다. 만약 공문서나 조직단위로 반드시 보관해야할 자료(견적서, NDA, MOU, 계약서 등)는 해당 관리철에다 넣어 둔다. 절대 개인이 소유해서 문서로 책상이 뒤덮히지 않도록 한다. 그다지 중요하지 않거나 1회용으로 참조하고 오래 보관하지 않아도 되는 외부문서는 기안(품의)시 스캔해서 첨부하고 일정 시간이 지나면 버린다.
== 파일 ==
언제든 구해서 참조할 수 있는 자료는 하드에 보관하지 않는다. 참조가 빈번하면 내려받아 저장하고 그렇지 않는 자료는 필요할 때마다 검색해서 보고 끝낸다.
업무유형이나 출처나 프로젝트 등 적절하게 찾아갈 수 있거나 직관적으로 이해할 수 있게 디렉토리 이름을 짓는다. 분류는 심각하게 하지 않는다. 분류는 외우지 않아도 대충 머리에서 이러저러한 업무에 따라 경로를 찾아갈 수 있을 정도로 뻔하디 뻔한 체계나 이름을 갖도록 한다.
팀/부서 단위로 공유해야할 자료는 기안문이나 뭐 그에 준하는 공식 문서함 형태로 해서 조직적으로 배포한다. 파일서버는 엄청나게 신경써서 관리를 하지 않으면 쓰레기로 가득차거나 음악/영화 공유용이 되기 때문에 안 쓴다. 인트라넷/전자결재 시스템에 안 들어갈 수준의 자료는 그냥 필요한 사람에게 메일로 보내서 개인이 알아서 보고 관리하도록 한다.
파일명은 "문서 제목-YYYYMMDD.확장자" 형식으로 쓰고 문서 제목에 해당하는 것은 가능한 길게 써서 키워드로 파일명 검색할 때 걸려들 수 있도록 한다. 경우에 따라서 "문서 제목-v1.0-YYYYMMDD.확장자" 형식으로 버전관리를 하기도 한다.
최신 버전만 해당디렉토리에 나오게 하고 나머지는 그 디렉토리에 old라는 디렉토리를 만들어 옮겨둔다. (실은 문서 갱신할 때면, 파일을 old 디렉토리에다 복사하고 파일 이름에 날짜나 버전을 바꾸고 나서 문서를 읽어서 작업한다.)
\사업계획\2007년 사업계획\2007년 사업계획서-v1.0-20070101.ppt
\사업계획\2007년 사업계획\old\2007년 사업계획서-v0.9-20061231.ppt
== 각종 정보 ==
위키에 올린다.
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모든 자료가 시간순으로 배열할 필요가 없다고 봅니다. 초정리법은 분류 안 하고 자료를 빨리 찾는 방법으로 시간순으로 자료를 배치하는 것입니다. 최근에 참조한 자료는 가장 가까운 곳에 두는 식입니다. 수년 된 자료까지 참조할 가능성이 거의 없는 것을 책상위에 올려 놓을 필요가 없는 셈입니다.
위키에서는 최근 문서 목록이 나오게끔 되는데 이는 어떤 면에서 초정리법의 원리가 갖은 맥락을 갖습니다. 최근 목록에 안 나오는 거는 이름순, 분류 또는 검색으로 찾아서 보면 됩니다.
from : http://kldp.org/node/76469
참고 :
http://www.scieng.net/zero/view.php?id=techcritic&no=445
http://kldp.org/node/76469